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一、提前谋划，精心制定会议方案
会议方案是会议组织安排的总纲。科学合理周详的工作方案，是做好会务工作的前提和基础。制定会议方案应当注意以下几个方面。
周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，按照有关规定和程序合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，使整体的会议安排周密细致、程序规范，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。
加强沟通，统筹协调。
一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，**机关举行的大型会议一般还邀请**领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。
另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。
细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。
二、把握细节，认真做好会前演练
各种形式的会前演练，对发现和解决会务工作中可能出现的问题，更好地落实会议方案中的各项任务，具有难以替代的重要价值。
对会议细节进行逐项演练。大型会议的会务工作涉及的工作环节多，容易出现疏漏，因此在会前要对每场会议的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。
在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。
临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。
三、热情周到，搞好会议期间的组织服务
会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。
通过加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质高效的服务。
通过紧盯细节把握会场节奏。有些不太起眼的细节，可能不会对会议起决定性作用，但是把握不好也会影响会议的局部效果，从而影响整个大会的效果，因此，会议期间会务工作者要紧绷着一根弦，紧盯住各种细节。比如，要与音响师、播音员做好对接工作，准备一套会议主持词交给音响师和播音员，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。
四、改进会风，厉行勤俭节约
组织筹备大型会议，要严格贯彻落实**八项规定精神，采取切实有效的措施改进会风。
简化会场布置、节约会议用品。大会会场的主席台要简化绿植花草布置，报告席、发言席不摆放鲜花，不挂欢迎标语、不设大型显示屏；住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用，提高会议用品使用率，减少一次性用品，根据需要提供笔、本和纸张，切实降低会议成本。
简化迎送接待、严控会外活动。不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式，不张贴悬挂标语横幅，不铺地毯、不献花；会议代表入住的房间不摆放鲜花。不组织代表到景点参观游玩，不举办联欢晚会。
加强乘车管理、严格用餐标准。会议代表分散在多个住地确需租用车辆的，严格控制会议租用车辆数量，需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐，本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则，不安排高档菜肴、不上酒水，不安排、不组织宴请活动
五、善始善终，合理安排会后有关工作
一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。
统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。
全面作好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。
及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。
怎样做好会务工作？
2楼：风水大师
一、会前筹备工作
会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。
可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。
（一）拟定会议计划 拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。
拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区**常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。
这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。
（二）组建会务班子
组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。
筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。
（三）准备会议资料
会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。
（四）安排会议后勤保障 凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。
会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。
（五）布置会场 会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。
一般包括：
1、悬挂会标、徽记、旗帜等。
2、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。
3、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。
4、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。
5、摆放适量花卉。
6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。
8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
怎样做好会务服务？
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如果你从事这个专业的话，建议你买卖一本《现代会务服务》，比较专业。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:
一、会前准备工作
1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。
（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。
（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。
7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会间组织与服务工作
1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2.搞好会议签到、材料分发。
3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及bp机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6.做好会议记录，写好会议简报。
7.组织照相。
8.为与会人员预定车票、机票等。
三、会议善后工作
1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4.做好会议报道工作。
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